Erfahren Sie, wie Sie gefälschte E-Mails oder Phishing-Mails erkennen und sich davor richtig schützen.
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Ein Klick, ein falscher Link – und schon sind Passwörter, Kontodaten oder Kundendaten in den falschen Händen. Phishing-Mails gehören mittlerweile zum digitalen Alltag – doch viele kleine Unternehmen und Selbstständige unterschätzen die Gefahr. Dieser Beitrag zeigt, woran Sie gefährliche Nachrichten erkennen und wie Sie sich und Ihr Unternehmen effektiv schützen können.
Phishing – das klingt wie „fishing“ und ist im Grunde genau das: ein digitaler Angelversuch. Cyberkriminelle verschicken gefälschte E-Mails, um an sensible Informationen zu gelangen. Der Köder ist oft gut getarnt: Die Mails wirken täuschend echt, enthalten Firmenlogos, persönliche Anreden oder sogar Daten aus früherem Kontakt.
Was viele nicht wissen: Die bevorzugten Ziele sind nicht nur Konzerne, sondern oft kleinere Betriebe. Denn dort fehlt es häufig an technischen Schutzmaßnahmen, standardisierten Prozessen oder dem nötigen Zeitbudget, um sich mit dem Thema E-Mail-Sicherheit aktiv auseinanderzusetzen.
Wenn Sie E-Mails von Banken, Portalen oder Personen erhalten, mit denen Sie nie zu tun hatten, ist Vorsicht geboten – besonders, wenn es um Konten oder Zahlungen geht. Auch scheinbar bekannte Absender können gefälscht sein (sogenanntes Spoofing).
Typisch für Phishing: Der Ton ist dringend. Entweder droht eine Kontosperre oder ein angebliches Erbe wartet. Die Absicht ist klar: Sie sollen hektisch reagieren – und genau dann passieren Fehler.
Klicken Sie niemals auf Links, die Sie nicht verifizieren können – auch wenn sie täuschend echt aussehen. PDF- oder ZIP-Dateien können Schadsoftware enthalten. Besonders riskant sind ausführbare Dateien (.exe) oder Office-Dokumente mit Makros (.docm, .xlsm).
„Sehr geehrter Kunde“ oder nur „Hallo“ – seriöse Anbieter sprechen Sie in der Regel mit Ihrem vollen Namen an. Fehlt dieser oder ist die Anrede unpassend, ist Vorsicht geboten.
Viele Phishing-Mails stammen aus dem Ausland und sind maschinell übersetzt – oft erkennbar an Grammatikfehlern, fehlenden Umlauten oder kyrillischen Zeichen.
So prüfen Sie verdächtige E-Mails:
Manchmal geht es schnell: ein Klick auf den Link, ein Download aus Routine – und der Fehler ist passiert. Wichtig ist jetzt: Ruhe bewahren und schnell handeln.
Das sollten Sie sofort tun:
Wenn persönliche Daten oder Kundendaten betroffen sind – also beispielsweise Namen, E-Mail-Adressen, Kontodaten, Gesundheitsinformationen oder Login-Daten von Kund:innen, Mitarbeitenden oder Lieferanten – liegt laut DSGVO unter Umständen eine meldepflichtige Datenschutzverletzung vor.
In solchen Fällen sind Unternehmen verpflichtet, innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden der Datenpanne eine Meldung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz einzureichen. Das betrifft alle Unternehmen, Vereine und Selbstständige, die personenbezogene Daten verarbeiten – also nahezu jede geschäftliche Tätigkeit.
Ob eine Meldung notwendig ist, hängt unter anderem davon ab, ob ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen besteht. Bei Unsicherheit empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten oder der Kammer. Im Zweifel sollte dokumentiert werden, warum eine Meldung erfolgt oder unterblieben ist.
Nicht nur empfangene Mails sind ein Risiko – auch beim Versenden können Fehler passieren. Gerade Rechnungen, Verträge oder Angebote enthalten sensible Daten.
Was viele nicht wissen:
So geht’s besser:
Diese Maßnahmen lassen sich ohne IT-Abteilung umsetzen – oft schon in wenigen Minuten.
Spätestens seit 2025 wird es ernst: Gewerbliche Rechnungen müssen laut Gesetz elektronisch versendet werden – und das bedeutet mehr als ein PDF im Anhang. Klassische Mail-Anhänge erfüllen nicht die Anforderungen an Format, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.
Mit Lösungen wie Billit wird die Rechnung automatisch im richtigen Format erstellt (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD) und sicher über das Peppol-Netzwerk versendet – verschlüsselt, rechtssicher und sofort verarbeitbar vom Empfänger.
Ihre Vorteile:
Besonders bei öffentlichen Auftraggebern (B2G) ist dies Pflicht – bei Geschäftskunden (B2B) zunehmend Standard.
Phishing-Angriffe erkennen, Mails sicher versenden, E-Rechnungen korrekt verschicken – das alles muss kein IT-Projekt sein. Schon einfache Schritte helfen, große Schäden zu vermeiden. Wer frühzeitig auf digitale Sicherheit setzt, schützt nicht nur Daten, sondern auch seine Existenz.
Billit bietet alles, was kleine Unternehmen für eine sichere, vertrauenswürdige und effiziente Rechnungsstellung brauchen:
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