Ordnungsgemäße Rechnungen erstellen: Was kleine Unternehmen, Handwerker & Co. wissen müssen

Doch gerade hier gilt: Sorgfalt zahlt sich aus. Denn wer eine Rechnung stellt, übernimmt Verantwortung – gegenüber dem Kunden, dem Finanzamt und nicht zuletzt sich selbst. Schon kleine Fehler können große Folgen haben – etwa, wenn der Vorsteuerabzug versagt wird oder das Finanzamt eine Rechnung nicht anerkennt. Und das unabhängig davon, ob man mit Word, Excel, einem ERP-System oder einem digitalen Rechnungstool wie Billit arbeitet.

Entscheidend ist, dass die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen genügt. Und ankommt.

Warum eine ordnungsgemäße (E-)Rechnung für Selbstständige so wichtig ist

Eine Rechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung – sie ist auch ein zentrales Dokument für die Buchhaltung und die Steuer. Fehlen Pflichtangaben oder sind die Informationen beispielsweise schon in der Rechnungsvorlage unvollständig, kann das zu echten Stolperfallen führen:

• Der Vorsteuerabzug kann verweigert werden, was Ihre Steuerlast erhöht.
• Die Rechnung muss aufwendig korrigiert oder neu ausgestellt werden.
• Bei Betriebsprüfungen drohen Rückfragen, Verspätungszuschläge oder Sanktionen.

Gerade für Handwerksbetriebe, Selbstständige, Freelancer oder Kleinunternehmer ohne eigenes Rechnungswesen oder ausgeklügelte Rechnungssoftware ist es wichtig, sich auf einfache, nachvollziehbare Regeln (und ggf. Vorlagen) verlassen zu können. Denn: Wer weiß, worauf es ankommt, kann typische Fehler beim Erstellen, Versenden und Verarbeiten von Rechnungen leicht vermeiden.

Pflichtangaben laut § 14 UStG – das muss auf jeder erstellten Rechnung stehen

Ob man einen neuen Heizkörper installiert, eine Marketingberatung durchführt oder Material verkauft – jede ordentliche Rechnung braucht bestimmte Angaben, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird. Diese sind in § 14 UStG geregelt:

• Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens und des Kunden auf dem Dokument
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum, also wann die Rechnung in der Buchhaltung erstellt wurde
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Klar beschriebene Leistung oder Lieferung – Was wurde erbracht, gemacht oder geliefert?
• Datum der Leistungserbringung oder Lieferung – auch bei Abschlagszahlungen wichtig
• Korrekter Nettobetrag (also vor Steuer)
• Umsatzsteuersatz und Betrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. § 19 UStG bei Kleinunternehmerregelung)

Sonderfall: Weniger Pflichtangaben beim Erstellen von Kleinbetragsrechnungen

Wichtig bei Kleinbetragsrechnungen: Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Regeln. Hier reichen unter anderem:

• Name und Adresse des Absenders
• Ausstellungsdatum
• Beschreibung der Leistung
• Rechnungsbetrag inkl. Steuer
• Umsatzsteuer und -satz oder Hinweis auf Steuerbefreiung als Kleinunternehmer

Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Steuernummer des Rechnungsstellers oder die genaue Anschrift des Rechnungsempfängers müssen in einer Kleinbetragsrechnung hingegen nicht zwingend enthalten sein. 

Gut zu wissen: Auch von der Pflicht zur E-Rechnung bleiben Kleinbetragsrechnungen dauerhaft ausgeschlossen. Sie können also auch nach dem finalen Stichtag am 1. Januar 2028 weiterhin papierhaft oder als einfaches PDF ausgestellt werden. Und auch Rechnungen an Privatpersonen bleiben unabhängig von Betrag und Rechtsform des Rechnungsstellers bis auf weiteres unberührt von der E-Rechnungspflicht. Denn die gilt ausschließlich für B2B-Geschäfte.

Rechnungsvorlage: So sieht eine korrekte Rechnung aus

Unternehmen, Freelancer, Kleinunternehmer: Wer muss Rechnungen erstellen – und wann?

Immer wenn eine Dienstleistung oder ein Produkt gegen Bezahlung erbracht wird und der Kunde ein Unternehmen ist, braucht es eine ordnungsgemäße Rechnung. Das betrifft nicht nur GmbHs oder große Handwerksbetriebe, sondern auch Einzelunternehmer und -unternehmerinnen, Freiberufler und selbst kleine Nebengewerbe.

Auch wer von der Umsatzsteuer befreit ist – etwa als Kleinunternehmer – muss Rechnungen schreiben. Wichtig: Der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) darf dabei nicht fehlen.

Pflicht zur E-Rechnung: Aus für Rechnungsvorlagen in Word, Excel und PDF

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur Empfangsbereitschaft von “echten” elektronischen Rechnungen – das betrifft alle Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B). Die einfache PDF per E-Mail reicht zwar übergangsweise noch aus.

Wer aber zum Beispiel als Elektrobetrieb für ein anderes Unternehmen arbeitet, muss spätestens ab 2027 beziehungsweise 2028 (abhängig vom Jahresumsatz) seine Rechnung nur noch in einem der gesetzlich zugelassenen Formate versenden:

• XRechnung: Eine strukturierte Datei im XML-Format, die elektronisch übermittelt und maschinell verarbeitet werden kann. Besonders bei öffentlichen Auftraggebern bereits seit mehreren Jahren Standard. Und gesetzlich der "bevorzugte" Standard für alle E-Rechnungen in Deutschland.
• ZUGFeRD: Ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz – lesbar für Mensch und Maschine. Praktisch, wenn Sie Rechnungen für Geschäftspartner oder Privatpersonen erstellen, die noch nicht vollständig digital aufgestellt sind. Und die beste Alternative zu Rechnungsvorlagen in Word, Excel oder normalem PDF.
• Sonstige EN-16931-konforme Formate: Auch andere Formate, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, können zulässig sein – sofern sie alle Pflichtinformationen enthalten und strukturiert übermittelt werden können.

Beide Hauptformate sowie vergleichbare strukturierte Alternativen tragen dazu bei, Fehler zu vermeiden und Rechnungsprozesse zu beschleunigen – ein Vorteil nicht nur für große, sondern gerade für kleine Betriebe. Allerdings machen Sie zwingend (aller-)spätestens ab 01.01.2028 die Verwendung von Rechnungsprogrammen nötig.

Mit Billit schon 2025 auf der sicheren Seite bei der Rechnungserstellung

Wer keine Zeit hat sich durch Formatvorgaben und Steuerparagrafen zu wühlen, kann auf digitale Hilfe setzen, optimalerweise gleich mit einem digitalen Rechnungsprogramm. Als “einfach-selber-machen”-orientierte E-Rechnungsplattform ist Billit genau für diese Anforderungen entwickelt worden – mit Fokus auf kleine Unternehmen, Selbstständige und das Handwerk.

• Pflichtangaben werden bei der Rechnungserstellung automatisch geprüft – so bleibt nichts Wichtiges vergessen.
• XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck – direkt aus dem intuitiven Rechnungsprogramm, ganz ohne technisches Vorwissen.
• Sicherer Versand über Peppol – das bevorzugte Netzwerk für E-Rechnungen in Europa. Und deutlich sicherer als E-Mail.
• Rechtssichere Archivierung inklusive – ganz ohne Ordner und Papier. Denn auch Selbstständige müssen als Rechnungsempfänger bereits seit 2025 alle erhaltenen E-Rechnungen im Originalformat ablegen.
• Einfache Bedienung – damit auch ohne Buchhaltungskenntnisse alles reibungslos funktioniert. Mit unserer Rechnungssoftware ein Kinderspiel.

Korrekte Rechnungsstellung als Unternehmen: Mit dem passenden Rechnungsprogramm ein Kinderspiel

Eine saubere Rechnung ist nicht nur ein Zeichen von Professionalität – sie ist auch bares Geld wert, weil sie den Vorsteuerabzug sichert und das Risiko von Rückfragen oder Nachbesserungen minimiert.

Mit einer Lösung wie Billit wird die Rechnungsstellung einfacher, sicherer und vor allem: zukunftsfest – auch für kleinere Betriebe, Solo-Selbstständige und das Handwerk