Tijd is geld. Het is een cliché als een huis, maar toch vaak de leuze van vele zelfstandigen. Voor hen is efficiëntie essentieel om succesvol te zijn en de werklast onder controle te houden. Want wie zijn werk slim beheert, heeft altijd een streepje voor op directe concurrenten.
3 min leestijd
Gelukkig zijn er talloze praktische tools en technieken die je kan inzetten om je productiviteit te verhogen en je taken effectiever te beheren. Van productiviteitsapps tot automatisatietools voor zakelijke processen: hier zijn enkele onmisbare hulpmiddelen op weg naar een strak georganiseerde werkplanning.
Met spraakherkenningssoftware kun je jouw productiviteit en efficiëntie aanzienlijk verhogen. Dankzij deze tool kun je immers snel en nauwkeurig documenten dicteren, e-mails schrijven en gegevens invoeren, waardoor je kostbare tijd bespaart en fouten tot een minimum herleidt.
Ken je de kracht van productiviteitsapps, zoals Zapier? Zij zijn speciaal ontworpen om repetitieve taken te stroomlijnen. Een voorbeeld is het automatisch verzenden van e-mails bij het ontvangen van een nieuw leadformulier op jouw website.
Apps voor projectmanagement, zoals Trello, bieden je visuele overzichten van projecten. Zo kun je met kaarten taken en deadlines organiseren die je van ‘To-Do’ en ‘In Progress’ naar ‘Voltooid’ verplaatst. Een ander – gratis – alternatief voor Office is trouwens Google Suite.
Samenwerkingsapps, zoals Microsoft Office, bevorderen dan weer teamwerk. Denk aan meerdere gebruikers die gelijktijdig aan een Word-document werken en opmerkingen achterlaten voor realtime samenwerking.
Dankzij digitale notities kun je snel en makkelijk informatie vastleggen, bewerken en delen op smartphone, tablet en pc. Drie voorbeelden van populaire digitale notitieapps zijn Evernote, OneNote en Google Keep. Die apps combineren organisatie, doorzoekbaarheid en synchronisatie over verschillende apparaten heen.
Ben je trouwens al mee met de recentste nieuwe toepassingen op dit vlak? Maak kennis met spraakgestuurde notitie-apps en AI-gedreven technologieën die snel en moeiteloos jouw ideeën vastleggen, taken toewijzen en informatie organiseren. Deze apps kunnen spraak omzetten in tekst, inhoud categoriseren en je zelfs suggesties doen op basis van context, waardoor jouw productiviteit en creativiteit een stevige boost krijgen.
Wie kan nog zonder een agenda-app? Met die tool beheer je je afspraken, taken en evenementen op een vlotte manier. De voordelen van makkelijk herinneringen versturen, afspraken delen en gegevens synchroniseren met andere apparaten zijn alom gekend. Maar een agenda-app kun je ook als extra boekhoudhulp inschakelen voor het bijhouden van inkomsten en uitgaven (denk hierbij aan het instellen van herinneringen voor betalingen of het registreren van transacties op specifieke momenten), als taakbeheerder voor projecten en deadlines, en zelfs als een netwerktool met contactherinneringen voor zakelijke relaties. Enkele populaire agenda-apps zijn Google Agenda, Apple Agenda en Microsoft Outlook.
Automatiseringstools zijn softwareoplossingen die repetitieve taken en processen automatiseren. Ze verminderen handmatig werk, minimaliseren fouten en verbeteren de efficiëntie. We vermeldden al Zapier, dat apps verbindt om workflows te automatiseren. Maak ook kennis met IFTTT (If This Then That) voor slimme apparaten en Robotic Process Automation (RPA) tools zoals UiPath voor zakelijke processen. Denk bijvoorbeeld aan automatische factuurverwerking, waarbij je facturen automatisch laat scannen en boeken, of aan e-mailmarketingcampagnes die op basis van klantgedrag en voorkeuren worden gepersonaliseerd en verzonden. Of wat dacht je van voorraadbeheer met realtime updates of geautomatiseerde klantenservice via chatbots?
Uiteraard mag ook digitale beheersoftware niet ontbreken in deze rubriek. Pakketten voor boekhouding en facturatie, ERP, WMS of CRM zijn voor veel bedrijven en zelfstandigen een no-brainer, omdat ze repetitieve taken overnemen (zoals het versturen van reminders en het automatisch invullen van gegevens), data maximaal doen renderen en een papierloze werkomgeving mogelijk maken.
Met cloudopslagdiensten zoals Dropbox, Google Drive en OneDrive sla je bestanden veilig op en heb je overal toegang. Dat is handig voor het delen van documenten met klanten, collega’s of jezelf wanneer je onderweg bent. Als gebruiker ben je dus in staat om digitale gegevens veilig op externe servers op te slaan en toegang te krijgen vanaf elk apparaat met internetverbinding.
Kortom, door die tools te omarmen verhoog je als zelfstandige je productiviteit, stroomlijn je jouw taken en werk je makkelijker samen met interne en externe partners. Zo krijg je meer tijd voor strategische groei en een gezonde werk-privébalans.
Natuurlijk wil je als ondernemer zo weinig mogelijk tijd verliezen met je facturatie. Door met Billit te werken, maak en verstuur je niet alleen in enkele muisklikken digitale facturen, je kan ook heel wat taken automatiseren. Zo kan Billit, via de koppeling met je bank, checken welke facturen nog openstaan en stuurt de tool bij nalatigheid volautomatisch betalingsherinneringen naar je klanten.
Bovendien houdt Billit al je documenten (uitgaande en inkomende facturen, maar ook bonnetjes, offertes, …) bij in een makkelijk doorzoekbaar online archief in de cloud, dat je makkelijk met je boekhouder kan delen.
Door Billit en de andere tools die we in deze blog vernoemden te omarmen, verhoog je als zelfstandige je productiviteit, stroomlijn je jouw taken en werk je makkelijker samen met interne en externe partners. Zo krijg je meer tijd voor strategische groei en een gezonde werk-privébalans.
Terug naar overzicht
Deel
Als garagist ben je verplicht om een garageregister bij te houden met alle voertuigen die je zaak binnenkomen en terug buitengaan. Maar hoe zit dat precies?
Lees meer
Zowel particulieren als ondernemers hebben een wettelijke bewaarplicht voor facturen. Bijhouden is dus de boodschap, maar hoelang en op welke manier?
Lees meer
